按照《大连理工大学共享会议室及报告厅管理实施细则》文件规定，学校将于2023年6月份开始收取2023年度上半年的共享会议室使用费。此次为新文件发布以来首次收费，为了便于工作开展，现就共享会议室的收费和使用等事项作如下说明：

一、共享会议室收费类型

1.学校直接管理的共享会议室：收缴到学校共享会议室专用资金账号，按学校标准计收费用；

2.学校授权二级单位管理的共享会议室：收缴到授权二级单位共享会议室专用资金账号，按二级单位制定标准计收费用，年底收费总金额的30%划转到学校，其余部分授权二级单位留用；

3.学部（学院）专用会议室：不收费，学部（学院）自行维护。

二、共享会议室预约及计费流程

1.预约会议室

教职工可以通过办事大厅中的会议室预约入口或业务系统中的公共资源信息平台、移动端i大工中的资源预约服务预约会议室。

PC端：

（1）校园门户→业务系统→公共资源信息平台→会议室→选择会议室；

（2）办事大厅→会议室预约→选择会议室。

i大工：服务→资源预约→会议室→选择会议室。

会议室预约界面

2.预约计费

（1）各会议室按照收费类型设置相应的收费账号；

（2）预约界面中显示会议室的收费标准，预约后系统将根据预约时间计算并提示此次预约所产生的费用；

（3）确认预约费用，完成预约，使用费计入相应收费账号。预约会议开始时间30分钟前可取消预约，不产生使用费，30分钟内不可取消预约，正常计费；

（4）预约人及单位管理员可通过预约时生成的会议ID在公共资源信息平台“报表”界面查看相关收费报表。

会议室预约计费界面

收费报表界面

三、共享会议室缴费流程

注意事项：

1.收费工作每半年进行一次，资产与实验室管理处将在每年6月和12月开展上、下半年的收费工作；

2.预约人需在预约缴费单上填写缴费账号及经费负责人姓名，并由经费负责人签字；

预约缴费单样式

3.二级单位填写报销单时务必要将同一收费账号的会议室使用费填写至一张报销单；

4.二级单位将预约缴费单Excel表格（填写缴费账号及经费负责人，务必与纸质版预约缴费单内信息一致）发送至邮箱dutgf@dlut.edu.cn；

报销单及预约缴费单纸质版由二级单位统一送至资产与实验室管理处公房管理科（主楼西侧楼416室）；

5.缴费工作须于预约缴费单生成日期后一个月内完成，资产与实验室管理处将根据各单位缴费情况进行考核，逾期未完成缴费的单位将在年底绩效考核时予以核减；

6.每年12月，资产与实验室管理处完成二级单位向学校缴纳30%费用的收缴工作。

共享会议室预约及缴费单打印事宜联系电话：84708827

共享会议室缴费财务事宜联系电话：84708887

四、可用于缴费账号

根据财务处出台的《大连理工大学共享会议室收费核算管理办法》要求，共享会议室收费经费来源应与使用会议室所从事的经济事项资金匹配，各单位可从办公费、业务费、基层统筹金、会议费收入等列支相关费用；教职工可从横向经费、科研统筹金账户列支相关费用。国家财政拨款零余额项目按照规定不得列支共享会议室费用。

五、共享会议室使用

1.门禁使用。线上预约后，会议前30分钟内预约人及被授权人可凭玉兰卡或i大工虚拟卡在共享会议室入口门禁处刷脸、刷卡或扫码进入。预约人及被授权人进入后至会议结束期间门禁将自动调整为常开状态（未经刷脸、刷卡或扫码打开门禁的，会议期间门禁将不会调整为常开状态）。如遇门禁使用问题，可联系资产与实验室管理处。

门禁设备报修电话：84708827

2.多媒体设备使用及维修保洁。预约成功后预约人将收到邮件及i大工消息提醒，显示所预约会议室的管理单位。

（1）学校直接管理的共享会议室，多媒体设备应按照房间内粘贴的多媒体设备使用说明正确使用，如遇问题可联系多媒体中心。会议室的日常保洁及维修可联系楼宇物业；

多媒体设备报修电话：84707632

（2）二级单位管理的共享会议室，会议室保洁、维修及多媒体使用联系二级单位。